VvE Metea heeft besloten om met ingang van 1 juli aanstaande weer verantwoord te gaan vergaderen! Dit betekent dat de eerder genomen maatregel om tot 1 september geen algemene VvE vergaderingen bij te wonen komt te vervallen. Dit besluit vloeit voort uit de aangekondigde versoepelingen, eveneens per 1 juli, die de Rijksoverheid op 24 juni via een persconferentie bekend heeft gemaakt.
Protocol verantwoord vergaderen met VvE Metea
Om alle vormen van vergaderingen en overleggen zo veilig mogelijk plaats te laten vinden heeft VvE Metea een ‘protocol verantwoord vergaderen’ vastgesteld. Dit protocol kan bijdragen om de gezondheid van onze medewerkers en bezoekers van vergaderingen te borgen en het risico op verdere verspreiding van het virus te minimaliseren.
Het protocol beschrijft uitgangspunten en maatregelen waar vergaderen met VvE Metea aan moet voldoen:
- Er is nooit sprake van fysiek contact. Er worden dus ook geen handen geschud.
- Protocol komt niet in de plaats van landelijke en regionale (wettelijke) regels, voorschriften en noodverordeningen.
- Alleen gezonde personen zijn fysiek aanwezig bij vergaderingen.
- We vergaderen alleen (zittend) in zalen die minstens 1,5 meter afstand kunnen garanderen en na elke bijeenkomst gereinigd worden.
- Voor aanvang en voor/na ondertekenen van bepaalde stukken wast men handen of gebruikt men desinfecterende handgel.
- Iedereen gebruikt eigen materialen (stukken, PC/laptop, maar denk ook aan een pen). Koffie/thee haalt men alleen voor zichzelf.
- Er wordt geen gebruik gemaakt van een microfoon.
- De aanwezige medewerker(s) van VvE Metea zit bij voorkeur alleen aan een tafel.
Het volledige protocol verantwoord vergaderen met VvE Metea vindt u hier.
VvE Metea meent uiterst voorzichtig te moeten blijven. Vanzelfsprekend omwille van de gezondheid van onze medewerkers en bezoekers van vergaderingen, maar ook vanwege het feit dat medewerkers meerdere vergaderingen voeren met verschillende personen.
Planning vergaderingen
In de afgelopen maanden hebben onze VvE-Managers met alle besturen geschakeld en afspraken gemaakt rondom het plannen van fysieke vergaderingen na 1 september of het voeren van digitale vergaderingen (iets wat natuurlijk als mogelijkheid blijft bestaan: meer informatie over deze maatregelen en digitaal vergaderen is te vinden via www.vvemetea.nl/nieuws). Deze inspanningen hebben geresulteerd in afspraken met besturen voor het restant van dit jaar. Indien VvE’s van reeds gemaakte vergaderafspraken af willen wijken, kan dit alleen als dit past in de planning van de VvE-Manager. We kunnen niet garanderen dat alle specifieke wensen hieromtrent opvolging kunnen krijgen rekening houdend met de vakantiemaanden juli en augustus en diverse te voeren vergaderingen in het restant van 2020. We vragen de bestuursleden om hun begrip.
Kantoorprotocol en vergaderruimtes VvE Metea
VvE Metea hanteert tevens een kantoorprotocol i.v.m. het Corona-virus. Dit betekent onder andere het volgen van de hygiëne-voorschriften, een lagere bezetting door vrijwillig thuiswerken, verplicht thuiswerken bij (milde) klachten, maximaal aantal medewerkers per kamer en aanwezigheid van kuchschermen tussen werkplekken en bij de receptie. De vergaderruimtes van VvE Metea voldoen volledig aan de eisen die aan vergaderlocaties in het eerder genoemde vergaderprotocol worden gesteld.
De nieuwe landelijke regels
Premier Rutte en minister De Jonge hebben dus uitgelegd dat er opnieuw een flinke stap vooruit gezet kan worden in de Corona-aanpak. Er komt ruimte met regels. Zo komen alle zitplaatsen in bus, trein, tram en metro weer beschikbaar (nog altijd met mondkapje), mogen weer meerdere mensen per auto reizen en kunnen er weer activiteiten binnen voor meer mensen georganiseerd worden (denk aan horeca, winkels maar ook theaters, vergaderzalen en evenementenhallen).
Hierbij geldt wel:
- Maximaal 100 personen per ruimte met vaste zitplaatsen (exclusief personeel).
- Geen maximumaantal personen onder de volgende voorwaarden: vaste zitplaatsen, reservering en gezondheidscheck vooraf.
De basisregels blijven van kracht!
- Heeft u klachten: blijf thuis en laat u zo snel mogelijk testen.
- Houd 1,5 meter afstand van anderen.
- Was vaak uw handen.
- Werk zoveel mogelijk thuis.
- Vermijd drukke plekken en reis zoveel mogelijk buiten de spits.
Voor een complete uitleg van de nieuwe regels, ook in eenvoudige taal: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/coronavirus-covid-19.
Afsluitend
VvE Metea kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de gevolgen van het (niet) naleven van het vergaderprotocol. We rekenen op ieders begrip en verwachten van aanwezigen bij vergaderingen, en de locaties die de vergaderingen faciliteren, dat zij het protocol volledig volgen. Uiteraard hoopt VvE Metea zo snel mogelijk terug te kunnen keren naar de reguliere vergadersituatie.
Vragen? Contact uw VvE-Manager of stuur een e-mail naar vve@vvemetea.nl. Net als iedereen zullen we de Corona-ontwikkelingen nauwlettend blijven volgen en adviseren we u onze website www.vvemetea.nl, naast onze socials LinkedIn, Facebook en Twitter nauwlettend in de gaten te houden voor nieuwe updates.