Een zoekopdracht die wordt afgemaakt, nog voordat u hem helemaal heeft uitgetypt. Een serie die u wordt aangeraden op basis van uw eerdere kijkgedrag. Of de wasverzachter die u wordt aangeboden, net nadat u een wasmiddel in het digitale mandje van uw supermarkt heeft gedaan: op veel gebieden zijn we al gewend aan de kracht van AI (Artificial Intelligence – kunstmatige intelligentie). Maar wist u dat ook voor VvE’s AI een steeds meer belangrijke rol gaat spelen?

Zo’n vijf jaar terug zijn we bij VvE Metea begonnen met het compleet digitaliseren van VvE-documenten. We wilden afscheid nemen van het resterende papieren archief. Niet alleen kostte het veel ruimte, ook vergde het soms veel tijd om informatie terug te vinden. Iedere VvE-manager had vroeger een dikke map voor elke VvE. Nu zijn daadwerkelijk alle stukken eenvoudig digitaal te raadplegen. Daarvoor moesten we voor elke VvE alle resterende relevante documenten digitaliseren, tot zeven jaar terug. Want dat is de wettelijke bewaartermijn voor de meeste stukken. Het gaat dan makkelijk om honderden documenten per VvE uitzoeken, inscannen en op een logische plek opslaan. Denk aan vergaderstukken, contracten, facturen, werkbonnen en officiële (notariële) documenten.

Veilig versleuteld
Voordat we aan dit digitaliseren begonnen, moesten we alles uitzoeken: welke documenten zijn nog actueel en relevant? Welke documenten moeten voor wie toegankelijk zijn, en wat is een logische plek op Twinq? De aanwezigheidslijst van een VvE-vergadering mag immers niet voor iedereen toegankelijk zijn, want daarop staan handtekeningen van de aanwezige VvE-leden. Dat digitaliseren was dan ook een flinke klus, maar het levert heel veel op: alle documenten zijn veilig versleuteld en beschikbaar via het VvE Portaal op Twinq. Zo kunt u altijd, op elk moment van de dag, waar u ook bent, bij uw VvE-documenten. U hoeft dus niet meer te bellen of te mailen en nooit meer te wachten. Zo houden zowel u als de VvE-manager tijd over om te focussen op waar u ondersteuning nodig heeft. Ook kunt u thuis de VvE-papieren opruimen; u heeft ze immers altijd onder de knop via Twinq.

 

Wist u dat … u ook eenvoudig storingsmeldingen kunt doen via Twinq? Bent u bestuurslid? Dan kunt u bijvoorbeeld via Twinq ook makkelijk declaraties en facturen indienen en de status volgen. Zo worden deze sneller (terug)betaald.

 

AI op VvE-vergaderingen
Eén van de meest vooruitstrevende ontwikkelingen bij VvE Metea is het gebruik van kunstmatige intelligentie bij vergaderingen: onze VvE-managers werken namelijk met Tripleblue tijdens VvE-vergaderingen. Deze AI-software maakt de eerste opzet van het verslag, inclusief besluiten en actiepunten. Het is verbluffend hoe snel dit werkt: de volgende dag ligt er al een concept klaar. Uiteraard leest een VvE-manager het nog een keer door – AI is immers een hulpmiddel, geen vervanger en deze menselijke controle garandeert de kwaliteit. Daarna is het verslag direct beschikbaar via Twinq, veel sneller dan voorheen.

Spelregels en besparing
De inzet van AI voor de verslaglegging van de VvE-vergadering scheelt niet alleen veel tijd voor de VvE-manager, waardoor die meer tijd overhoudt voor de VvE. Het scheelt ook geld. Omdat professionele notulisten schaars en kostbaar zijn, houden we op deze manier de vergaderkosten beheersbaar. Tripleblue voldoet aan alle AVG-eisen, met versleuteling en strikte roltoegang. Bij elke vergadering vragen wij vooraf toestemming voor opname.

Het gebruik van een audio-opname en AI brengt extra spelregels mee voor de voorzitter en deelnemers aan een vergadering. Meer dan ooit is het belangrijk om netjes de agenda te volgen en duidelijk de besluiten en actiepunten te formuleren aan het einde van een discussie. Maar dit komt ook duidelijk het verloop van de vergadering alleen maar ten goede!

AI als extra collega
Binnen VvE Metea houdt een speciale werkgroep zich al een paar jaar bezig met digitalisering en AI. Inmiddels onderzoekt deze werkgroep een meer bredere inzet van AI, zowel ter ondersteuning van alle collega’s als eigenaren binnen een VvE. Stapje voor stapje, op een zorgvuldige manier, en met de (soms persoonlijke) belangen van alle betrokkenen voorop. Voornamelijk rondom repeterend werk en veel gestelde vragen kan AI van grote meerwaarde zijn, vooral als de informatieverstrekking en digitale ‘bronnen’ goed geregeld zijn. Via de nieuwsbrieven houden we u uiteraard op de hoogte van interessante en belangrijke ontwikkelingen op dit gebied, een enorm spannende en revolutionaire periode voor iedereen betrokken bij VvE Metea.

Persoonlijke benadering voorop
Wat VvE Metea onderscheidt, is de persoonlijke aanpak van onze VvE-beheerders. Digitalisering en AI zijn voor ons geen doel op zich, maar middelen om onze collega’s en u nóg beter te helpen. Wie liever telefonisch contact heeft of papieren stukken wil ontvangen, blijft dat gewoon kunnen. Tegelijkertijd zorgen Twinq en AI ervoor dat we u sneller, efficiënter en met meer rust helpen. Zo combineren we modernisering met het warme, persoonlijke contact waar u van op aan kunt.

Niels de Ruiter werkt al vanaf 2005 voor VvE Metea als VvE-manager. Van 2010 tot 2019 maakte hij een uitstap voor zijn dartcarrière. Hij was 9 jaar lang directeur van de Nederlandse Darts Bond en 8 jaar toernooidirecteur van de Bauhaus Dutch Open Darts. Sinds 2019 is hij terug bij VvE Metea en inmiddels is hij ook adjunct-directeur.