Bijna elke VvE kent het: je plant netjes een algemene ledenvergadering (ALV), maar op de vergadering zelf zijn er te weinig eigenaars en dus stemmen aanwezig om officieel besluiten te mogen nemen. Best lastig, want vaak gaat het om belangrijke onderwerpen rondom geld en onderhoudsplannen voor de komende jaren.
Gelukkig is daar een oplossing voor: de tweede algemene vergadering (2e ALV). In die vergadering kan er over onderwerpen die in de eerste ALV al zijn besproken alsnog rechtsgeldig worden besloten. Ook als er dan opnieuw onvoldoende eigenaars en dus stemmen aanwezig zijn, voor deze vergadering geldt namelijk geen zogenaamde “quorumeis”.
Door een recente uitspraak van de rechter moeten we bij VvE Metea anders omgaan met waar die 2e ALV plaatsvindt. Dat lichten we hieronder stap voor stap toe.
Wat is er precies veranderd?
In een recent vonnis naar aanleiding van een vordering van een VvE-lid, oordeelde de rechter dat een 2e ALV niet zomaar ergens anders mag worden gehouden dan in de splitsingsakte staat. Staat er in de reglementen dat de ALV in een bepaalde gemeente moet plaatsvinden? Dan geldt dat óók voor de 2e ALV.
Voorheen organiseerden wij die 2e ALV veelal op ons kantoor in Nieuwegein. Bewust, er is immers al vergadert en eigenaren hoeven dankzij een volmacht niet opnieuw te komen. Dit bespaart bestuur en eigenaren veel tijd en de VvE ook nog eens geld omdat we voor deze werkwijze geen extra kosten in rekening brachten.
Ook al is dit decennialang probleemloos verlopen (zelfs binnen andere juridische kwesties), door de uitspraak is jurisprudentie ontstaan en moeten we onze werkwijze anders inrichten. Per VvE gaan we goed kijken naar:
- Wat staat er in de splitsingsakte en het modelreglement?
- Welke afspraken zijn er over de vergaderlocatie?
- Aan wie mogen volmachten worden gegeven?
Zo ziet het nieuwe proces eruit
- Voor de 1e ALV
- VvE Metea bekijkt voor de VvE wat er precies in de akte/modelreglement staat.
- Het bestuur en VvE Metea benadrukken richting eigenaars hoe belangrijk aanwezigheid of volmacht is.
- Waar nodig sturen we extra herinneringen. Hoe beter de opkomst, hoe kleiner de kans dat een 2e ALV nodig is.
Hier zetten we ons dus extra voor in. Voorkomen is beter dan genezen niet waar?
- Tijdens de 1e ALV
Zoals gebruikelijk tellen we de aanwezige stemmen (inclusief volmachten). Zijn het er toch te weinig, dan worden besluiten pro forma genomen. In de notulen wordt vastgelegd dat er een 2e ALV komt om deze besluiten te bekrachtigen.
Als de regels het toelaten, worden direct volmachtformulieren voor de 2e ALV ingevuld. In sommige gevallen mogen besturen (en soms ook de beheerder) niet gemachtigd worden, natuurlijk letten we hier op.
- De organisatie van de 2e ALV
Afhankelijk van de akte/modelreglement zijn er een paar mogelijkheden:
- Fysieke vergadering mét vaste plaats
In de meeste gevallen wordt in de akte een gemeente of vaste locatie genoemd, daar moet de 2e ALV dus worden gehouden. Het bestuur is dan sowieso aanwezig om de besluiten te bekrachtigen. In sommige gevallen ook een gemachtigde eigenaar indien het bestuur niet gemachtigd mag worden. Indien VvE Metea alleen de organisatie hoeft te verzorgen en het bestuur zelf aanwezig is, dan zijn hier geen kosten aan verbonden. Wordt VvE Metea gevraagd tevens aanwezig te zijn? Dan zijn daar extra kosten aan verbonden. De actuele tarieven staan op onze website. - Digitaal vergaderen
Heeft de VvE afgesproken digitaal te vergaderen ook al is de wet hiervoor nog in de maak? Dan kan de 2e ALV ook digitaal plaatsvinden. Ook hiervoor rekenen we extra kosten, het inrichten van een digitale vergadering kost namelijk meer tijd. De actuele tarieven staan op onze website. - Fysieke vergadering zonder vaste plaats
Als in de akte staat dat de vergadering zelf de locatie mag bepalen, dan kan besloten worden dat de 2e ALV bij VvE Metea in Nieuwegein wordt gehouden. Eigenlijk zoals het was, hier worden dus ook geen extra kosten in rekening gebracht.
En wat betekent dit nu voor de VvE?
- Zorg voor een goede opkomst of voldoende volmachten bij de 1e ALV: dat voorkomt vaak een extra vergadering én extra kosten.
- Neem het onderwerp “opkomst/volmachten” mee in de communicatie: nieuwsbrief, uitnodiging, groepsapp, etc. Natuurlijk adviseert en ondersteunt VvE Metea hierbij.
- Bespreek de situatie met de VvE-manager van VvE Metea: elke VvE heeft zijn eigen akte en afspraken. De VvE-manager kan precies aangeven welke aanpak voor de VvE geldt en u helpen dit in de praktijk goed te regelen.
Op deze manier houden we samen de besluitvorming binnen de VvE duidelijk, rechtsgeldig én praktisch uitvoerbaar. Vragen over deze nieuwe gang van zaken of over het hoe of wat van het organiseren van een 2e ALV? Neem vooral contact met ons op om samen tot een oplossing te komen.