Als bestuurslid kun je via TwinQ facturen van jouw VvE digitaal bekijken en beoordelen. Je kunt facturen goedkeuren of afkeuren. Ook is het mogelijk om facturen alleen ter informatie automatisch te ontvangen. Wil je hiervan gebruikmaken? Bespreek dit dan met jouw VvE-manager. Samen kunnen jullie afspreken welke werkwijze het beste bij jouw bestuur past.
Hoe werkt het?
Wanneer externe factuurcontrole is ingesteld, ontvang je automatisch een e-mail zodra er een factuur voor je klaarstaat. In deze e-mail staat hoe je de factuur in TwinQ kunt openen en beoordelen. Dat is eenvoudig, maar brengt ook een verantwoordelijkheid met zich mee. Een factuur moet namelijk binnen een redelijke termijn worden betaald. Wacht je te lang met beoordelen, dan kan dat leiden tot herinneringen, aanmaningen en uiteindelijk zelfs incassokosten. Ook het verwerken van onnodige herinneringen en aanmaningen kost extra tijd. Daarom is het belangrijk dat je facturen op tijd beoordeelt.
Keur een factuur niet zomaar af
Heb je een vraag over een factuur? Dat betekent niet automatisch dat de factuur moet worden afgekeurd. Voor een geleverde dienst of uitgevoerd werk bestaat in veel gevallen gewoon een betalingsverplichting.
Ook factureert iedere leverancier op zijn eigen manier. Sommige facturen zijn uitgebreid, andere juist vrij kort. Soms is een omschrijving niet helemaal duidelijk of ontbreekt een werkbon, terwijl wij leveranciers wel vragen deze mee te sturen. Dat kan reden zijn om een vraag te stellen, maar is niet altijd een goede reden om betaling tegen te houden.
Bij grotere onderhoudsprojecten die door VvE Metea worden begeleid, is de factuur bovendien al inhoudelijk beoordeeld door de VvE-manager en onze bouwkundig consulent, voordat deze bij het bestuur terechtkomt.
Maak duidelijke afspraken over welke facturen je wilt beoordelen
Het is eigenlijk niet nodig om iedere factuur apart door een bestuurslid te laten goedkeuren. Sterker nog, duidelijke afspraken vooraf zorgen vaak voor een sneller en efficiënter proces.
Veel besturen kiezen er bijvoorbeeld voor om alleen bijzondere of incidentele facturen te beoordelen. Reguliere kosten, zoals maandelijkse energiefacturen of facturen uit lopende onderhoudscontracten, kunnen dan volgens de normale afspraken worden verwerkt. Ook kun je afspreken dat alleen facturen boven een bepaald bedrag, bijvoorbeeld € 1.000, ter beoordeling worden aangeboden.
Zo houd je als bestuur controle waar dat belangrijk is, zonder dat iedere reguliere factuur extra werk oplevert.
Eén bestuurslid is voldoende
Wij adviseren om maximaal één bestuurslid voor de externe factuurcontrole aan te wijzen. Meestal is dit de penningmeester of voorzitter. Meerdere bestuursleden laten controleren zorgt vaak juist voor vertraging en onduidelijkheid over wie actie moet ondernemen.
Kascommissieleden kunnen hier overigens niet voor worden ingesteld. De kascommissie heeft namelijk een andere taak: zij controleert achteraf de financiële administratie en jaarrekening van de VvE.
Geen reactie? Dan gaat het proces verder
Wanneer een factuur niet op tijd wordt beoordeeld, komt deze in TwinQ weer terug op de actielijst van de VvE-manager. De VvE-manager beoordeelt dan of er een belangrijke reden is om de factuur opnieuw aan het bestuurslid voor te leggen. Is die reden er niet en is er ook geen reden om de factuur langer vast te houden? Dan kan de factuur binnen de gemaakte afspraken en mandaten namens de VvE worden betaald. Dat is bewust zo ingericht. Een factuur onnodig laten liggen kan namelijk leiden tot herinneringen, aanmaningen en incassokosten.
Externe factuurcontrole geeft je dus de mogelijkheid om vooraf mee te kijken en waar nodig vragen te stellen. Maak je daar geen gebruik van en laat je ook niets weten, dan moet het normale betaalproces uiteindelijk kunnen doorgaan.
Externe factuurcontrole is geen verplichting
Er zijn ook besturen die ervoor kiezen om geen externe factuurcontrole te gebruiken. Zij vertrouwen op de samenwerking met VvE Metea en de afspraken die zijn gemaakt over begrotingen, onderhoudscontracten, losse opdrachten en mandaten. Ook dan blijft er uiteraard inzicht in de financiën. Op het VvE Portaal van TwinQ. Via de administratie en de jaarrekening legt VvE Metea verantwoording af over de inkomsten en uitgaven van de VvE.
Wil je als bestuurslid facturen digitaal beoordelen, alleen bepaalde facturen ontvangen of juist alleen ter informatie meekijken? Neem dan contact op met jouw VvE-manager. Samen maken we afspraken die passen bij jouw VvE en behoefte.