Slimmer werken vanuit een interne werkgroep, met de mens centraal
Artificial Intelligence speelt een steeds grotere rol in het dagelijks werk. Ook binnen VvE Metea wordt AI stap voor stap ingezet. Niet organisatiebreed, maar vanuit een interne werkgroep AI die zich actief bezighoudt met het onderzoeken, testen en verantwoord toepassen van nieuwe technologie.
Adjunct-directeur Niels de Ruiter is onderdeel van deze werkgroep en werkt zelf dagelijks met AI. “We zijn hier echt intensief mee bezig, maar wel bewust gefaseerd. AI is bij ons geen doel op zich. Het is een hulpmiddel om efficiënter te werken en tegelijk vast te houden aan persoonlijk VvE-management.”
Wat doen we nu concreet met AI
De inzet van AI bij VvE Metea is praktisch en gericht. Een belangrijk onderdeel is het AI-notuleren van vergaderingen via Tripleblue. Dit is inmiddels de standaard werkwijze geworden.
“AI helpt ons om vergaderingen sneller en consistenter uit te werken,” legt Niels uit. “Dat scheelt veel tijd. Die tijd kunnen we besteden aan inhoudelijke controle, communicatie met eigenaars en het goed begeleiden van besluitvorming. De notulen worden altijd nog door een medewerker gecontroleerd. De mens blijft eindverantwoordelijk en dit moet absoluut zo blijven.”
Naast het notuleren zet VvE Metea nu een volgende stap met de AI Agent binnen TwinQ, ontwikkeld in samenwerking met Tripleblue. Deze AI Agent ondersteunt medewerkers vooral bij het snel terugvinden van informatie en antwoorden in grote hoeveelheden dossiers en het samenvatten en opstellen van teksten.
“Besturen en eigenaars merken de invloed van AI natuurlijk ook en stellen daar vragen over,” zegt Niels. “Belangrijk om te weten is dat deze AI Agent werkt binnen onze eigen beveiligde omgeving en uitsluitend toegang heeft tot onze documentatie en de informatie van de eigen VvE. Het is bedoeld als interne assistent voor medewerkers, niet als vervanging van persoonlijk contact.”
Wat heeft de VvE hieraan
Voor VvE’s levert deze manier van werken duidelijke voordelen op. Processen verlopen sneller, informatie is beter vindbaar en de kwaliteit wordt consistenter. Daarnaast helpt efficiënter werken om kosten beter onder controle te houden.
“AI helpt ons om slimmer om te gaan met tijd en capaciteit,” aldus Niels. “ons vak wordt complexer en vraagt steeds meer tijd en kennis”. “AI helpt dus ook bij het beheersbaar houden van onze tarieven . Niet door mensen te vervangen, maar door onze mensen effectiever in te zetten voor werkzaamheden die echt waarde toevoegen voor de VvE.”
Veiligheid en bescherming van data
Bij de inzet van AI staat veiligheid altijd voorop. VvE Metea werkt hiervoor samen met Tripleblue, de partij achter de AI-oplossingen.
Belangrijke uitgangspunten zijn:
- Data wordt opgeslagen op Microsoft Azure (SOC 2-gecertificeerd) en Supabase binnen de Europese Unie, volledig in lijn met GDPR/AVG-wetgeving.
- Audio-opnamen hebben een beperkte retentieperiode. Audio wordt na verwerking automatisch van het mobiele apparaat van de beheerder verwijderd en maximaal 30 dagen bewaard, waarna deze automatisch wordt verwijderd.
- AI-modellen worden nooit getraind met klantdata. Data wordt uitsluitend verwerkt voor het leveren van de dienst.
“Dit is geen eenmalige check,” benadrukt Niels. “Dataveiligheid en AVG blijven continu aandacht vragen. Daarom kijken we hier samen met onze partners kritisch naar.”
Vooruitkijken
De interne werkgroep AI blijft de komende periode (waarschijnlijk jaren wat de mogelijkheden lijken onbegrensd) onderzoeken waar AI waarde toevoegt. Hiervoor is inmiddels ook de hulp ingeroepen van Gaide, een partij die organisaties op professionele wijze verder helpt bij het analyseren en in kaart brengen van mogelijkheden en vervolgens daadwerkelijk implementeren van AI oplossingen. “Er zijn nog zoveel andere processen die vooral als administratief en repeterend bestempeld kunnen worden. Hoe fijn zou het zijn als we ook dit kunnen verbeteren door te automatiseren!” roept Niels enthousiast. “Altijd met dezelfde insteek: technologie inzetten waar het helpt, zodat er meer ruimte ontstaat voor persoonlijke aandacht, prettig wonen en het behoud van vastgoedwaarde”.
“AI maakt ons werk moderner en efficiënter,” besluit Niels. “Maar goed VvE-management blijft mensenwerk. Dat verandert niet.”