“Kunnen jullie even een extra rekening openen?” Of: “Kunnen jullie het vermogen van onze VvE beter spreiden?” Het zijn vragen die wij steeds vaker krijgen van bestuurders. Begrijpelijke vragen ook. Zeker nu VvE’s grotere reserves opbouwen, verduurzamingsprojecten voorbereiden en steeds bewuster omgaan met hun financiële positie.
Tijdens het meest recente Klantpanel kwam dit onderwerp uitgebreid aan bod. Daarbij viel op dat er veel vragen leven over de rol van VvE Metea bij bankzaken en over de samenwerking met banken. Bestuurders deelden uiteenlopende ervaringen, liepen tegen verschillende procedures aan en hadden soms tegengestelde verwachtingen over wat een beheerder wel en niet kan regelen. Dat is begrijpelijk. Achter de schermen is de wereld van bankzaken voor VvE’s de afgelopen jaren namelijk sterk veranderd. Daarom geven we graag een inkijkje in de praktijk.
Als VvE Metea willen wij graag ondersteunen bij financiële vraagstukken. Sterker nog: wij zien dagelijks kansen om VvE’s beter te helpen bij het beheren, spreiden en onderbrengen van hun vermogen. Ook het openen van aanvullende rekeningen of het optimaliseren van bankzaken zou voor veel verenigingen waardevol zijn. Toch lopen wij daarbij steeds vaker tegen dezelfde uitdaging aan: de samenwerking met banken is de afgelopen jaren aanzienlijk ingewikkelder geworden.
Van eenvoudig naar complex
Waar wijzigingen vroeger vaak met één formulier, een telefoontje of een vast contactpersoon geregeld konden worden, is dat tegenwoordig anders. Banken hebben te maken met strengere wet- en regelgeving en moeten uitgebreid controleren wie hun klanten zijn, wie bevoegd is namens een VvE en of alle gegevens volledig en actueel zijn.
Dat begrijpen wij. Een veilig financieel systeem is belangrijk en misbruik moet worden voorkomen. Maar de keerzijde is dat processen die voorheen eenvoudig waren, inmiddels veel tijd en inspanning kosten. Een bestuurswijziging, adreswijziging, nieuwe bankpas of aanvullende rekening kan tegenwoordig een traject worden waarbij formulieren meerdere keren moeten worden ingediend, legitimaties opnieuw worden aangeleverd en verschillende afdelingen betrokken zijn. Regelmatig duurt het weken voordat een aanvraag volledig is verwerkt.
Iedere bank haar eigen spelregels
Daar komt bij dat iedere bank haar eigen werkwijze hanteert. Sommige banken vertrouwen volledig op de gegevens van de Kamer van Koophandel. Andere banken vragen daarnaast opnieuw om handtekeningen, legitimatiebewijzen en aanvullende formulieren. Waar de ene bank werkt met een online portaal, verlangt de andere bank nog steeds documenten per post.
Ook de bereikbaarheid is veranderd. Speciale afdelingen voor VvE-beheerders zijn bij veel banken verdwenen of minder toegankelijk geworden. Direct contact met iemand die begrijpt hoe een VvE functioneert, is daardoor steeds minder vanzelfsprekend. Voor bestuurders lijkt een wijziging soms eenvoudig. Achter de schermen zijn wij echter regelmatig meerdere keren met dezelfde aanvraag bezig voordat alles daadwerkelijk is geregeld.
De lat ligt hoog
Bij VvE Metea hebben we een duidelijke keuze gemaakt: kwaliteit gaat voor snelheid. Wij willen bestuurders niet opzadelen met half werk, onduidelijke constructies of oplossingen die op de korte termijn handig lijken maar op de lange termijn problemen veroorzaken. Daarom hanteren wij hoge kwaliteitsnormen als het gaat om financieel beheer, bevoegdheden, controles en de veiligheid van VvE-gelden.
Dat betekent ook dat wij niet zomaar meegaan in oplossingen die onvoldoende zekerheid bieden of die niet passen bij de verantwoordelijkheid die wij dragen voor de financiële belangen van honderden VvE’s. Juist daardoor voelen wij soms de spanning tussen wat bestuurders graag zouden willen en wat binnen de huidige bancaire mogelijkheden daadwerkelijk uitvoerbaar is.
VvE’s vragen meer ondersteuning
Tegelijkertijd zien wij dat de behoefte groeit. VvE’s bouwen hogere reserves op, willen risico’s beter spreiden, zoeken naar passende oplossingen voor grote onderhouds- en verduurzamingsprojecten en verwachten terecht dat hun beheerder hierin meedenkt.
Ook wij zien die behoefte. We willen daarin verder gaan dan alleen het verwerken van betalingen en afschriften. We willen VvE’s helpen bij een toekomstbestendige inrichting van hun financiële huishouding. Maar daarvoor zijn we afhankelijk van banken en financiële partners die begrijpen hoe VvE’s werken.
Samen zoeken naar oplossingen
Gelukkig staan we hierin niet alleen. Binnen de VvE-branche wordt intensief gesproken met banken en andere financiële partijen over de uitdagingen die beheerders en verenigingen dagelijks ervaren. Daarbij wordt gezocht naar oplossingen die enerzijds voldoen aan alle wettelijke eisen en anderzijds werkbaar blijven voor VvE’s en hun bestuurders.
Daarnaast zien wij dat er nieuwe partijen opstaan die bereid zijn om hun nek uit te steken. Organisaties die begrijpen dat VvE’s een eigen positie hebben en die willen investeren in betere dienstverlening, modernere processen en meer mogelijkheden voor financieel beheer. Met een aantal van deze partijen bouwen wij momenteel aan oplossingen die beter aansluiten bij de wensen van VvE’s én bij de kwaliteitsstandaard die wij als VvE Metea belangrijk vinden. Daarover hopen wij binnenkort meer te kunnen vertellen.
Tot die tijd
Tot die tijd blijven wij doen wat we altijd doen: bestuurders zo goed mogelijk begeleiden binnen de mogelijkheden die er zijn. Ook wanneer processen langer duren dan gewenst of wanneer regelgeving en bankprocedures voor vertraging zorgen. Want uiteindelijk hebben we hetzelfde doel als onze VvE’s: financiële zekerheid, veiligheid en een solide basis voor de toekomst van het gebouw. En hoewel de weg daarheen soms ingewikkelder is geworden, blijven wij zoeken naar manieren om het voor VvE’s eenvoudiger te maken.