Binnen Verenigingen van Eigenaren (VvE’s) is een zorgvuldig debiteurenproces van groot belang. Het tijdig betalen van bijdragen zorgt ervoor dat vaste lasten, voorschotten, afrekeningen van stookkosten en andere door de ALV goedgekeurde uitgaven betaald kunnen blijven worden. Tegelijkertijd vraagt een betalingsachterstand om een zorgvuldige en menselijke aanpak, met oog voor de situatie van eigenaars. Daarom werkt VvE Metea sinds januari 2025 met eendebiteurenproces dat aansluit op de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) en per 1 juni voeren we daar een aantal aanpassingen in door.
Aanleiding voor het nieuwe proces
De afgelopen periode kregen VvE-managers regelmatig vragen van besturen over de nieuwe werkwijze volgens de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). VvE Metea vindt het belangrijk om hierover transparant en zorgvuldig te communiceren. Daarom leggen wij graag uit hoe het vernieuwde debiteurenproces is ingericht en wat dit concreet betekent voor VvE’s eneigenaars.
Het vernieuwde proces sluit volledig aan op de Wki, de wet die strengere eisen stelt aan incassodienstverlening en communicatie met debiteuren. Heldere communicatie, strakke doorlooptijden, bescherming van debiteuren en het voorkomen van onnodige kosten staan hierbij centraal.
Concreet betekent dit dat VvE Metea voortaan weer zelf, nadat een debiteur al een herinnering heeft mogen ontvangen, de laatste officiële aanmaning, de WIK-brief, verstuurt. Sinds januari 2025 werd deze stap uitgevoerd door het incassobureau. Door deze wijziging ontstaan er niet direct extra kosten voor de VvE en krijgt een eigenaar nog één laatste mogelijkheid om de openstaande vordering zonder bijkomende incassokosten te voldoen. Pas wanneer betaling daarna alsnog uitblijft, wordt het dossier overgedragen aan het incassobureau en worden incassokosten in rekening gebracht bij de eigenaar.
Met deze nieuwe werkwijze kiest VvE Metea bewust voor meer regie, persoonlijk contact en aandacht voor passende oplossingen. Door eerder in het proces zelf het contact aan te gaan, kunnen onnodige escalaties en extra kosten vaker worden voorkomen.
Even voorstellen: Daniëlle van der Kraan
Sinds april 2026 is Daniëlle van der Kraan verantwoordelijk voor de debiteurenbewaking en incassodossiers binnen VvE Metea. Danielle werkt sinds februari 2024 bij VvE Metea en heeft zich gespecialiseerd in debiteurenbeheer.
Zij is officieel gecertificeerd conform de Wki en begeleidt het volledige traject rondom betalingsachterstanden. Daarbij verzorgt zij niet alleen de administratie en dossieropbouw, maar ook de communicatie met eigenaars en het contact met het incassobureau.
Voor Daniëlle staat één ding centraal: de menselijke maat.
“Een betalingsachterstand ontstaat vaak niet zomaar. Daarom vinden wij het belangrijk om niet alleen regels te volgen, maar vooral ook het gesprek aan te gaan en samen naar oplossingen te kijken binnen de formele kaders.”
Juist die persoonlijke benadering maakt volgens Daniëlle het verschil. Eigenaars hebben voortaan één vast aanspreekpunt binnen het traject, waardoor er duidelijkheid en rust ontstaat.
VvE Metea als betrokken partner voor VvE’s
Met het vernieuwde debiteurenproces laat VvE Metea zien dat professioneel incassobeheer en persoonlijk contact uitstekend samen kunnen gaan. Door volledig te werken volgens de actuele Wki-wetgeving én tegelijkertijd oog te houden voor de menselijke situatie, biedt VvE Metea zekerheid aan besturen én ondersteuning aan eigenaars.
Voor VvE’s betekent dit een betrouwbare partner die zorgt voor duidelijke processen, correcte dossieropbouw en professionele opvolging van vorderingen. Voor eigenaars betekent het een aanspreekpunt dat bereikbaar blijft en meedenkt waar mogelijk.
Zo werkt VvE Metea aan een financieel gezonde VvE, met respect voor alle betrokkenen.